Política de Privacidade
1. QUAL O NOSSO COMPROMISSO COM A SEGURANÇA E A PROTEÇÃO DOS SEUS DADOS?
Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados
Os Cartórios são guardiões do banco de dados do cidadão. Em nossa Serventia, estão registrados atos que ampliam e estabilizam negócios e garantem a pacificação social. Independentemente do conteúdo cartorário, é fato que, em sua grande maioria, estes documentos possuem dados pessoais e dados pessoais sensíveis dos usuários de nossos serviços. Apesar dos princípios da Publicidade e da Transparência que norteiam a atividade cartorária, eles não fazem dos notários divulgadores de informações. Ao contrário, nos tornam ainda mais responsáveis pela segurança do fluxo dessas informações, que, se fornecidas ou disponibilizadas sem qualquer critério, podem fomentar instabilidade, insegurança jurídica e a violação de Direitos Fundamentais dos cidadãos. Por essa razão, aqui no Cartório de Registro Civil e Tabelionato do Distrito de Carapina da Comarca da Serra/ES, a segurança, a confidencialidade e o respeito ao tratamento das informações de nossos clientes, fornecedores e colaboradores estão entre nossos valores e fazem parte da nossa história. Representando o nosso compromisso com todos os cidadãos, desenvolvemos esta Política de Privacidade de Dados, descrevendo as rotinas e procedimentos adotados na prática diária do nosso trabalho, em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados. Esperamos que, por meio deste documento, você compreenda como tratamos seus dados e qual segurança eles possuem.2. QUAIS INFORMAÇÕES SÃO COLETADAS E POR QUE AS COLETAMOS?
Dados Pessoais – Essencialmente Cadastrais: Como todo Cartório de Registro Civil e Notas, coletamos, armazenamos e tratamos uma considerável quantidade de dados pessoais de cidadãos. Essas informações pessoais coletadas são indispensáveis para o desempenho de nossa atividade cartorária. Vejamos quais são.2.2 Dados pessoais e sensíveis de clientes
Para o exercício da prática dos atos cartorários, é preciso que tenhamos acesso a diversas informações cadastrais (pessoais e pessoais sensíveis) de nossos clientes. Entenda que, sem elas, inexiste a possibilidade de prestarmos o nosso serviço (constitucional) ao cidadão e, por isso, estamos autorizados a tratar todas essas informações (dados) sem a necessidade de requerer um consentimento escrito dos usuários dos serviços do cartório (Art. 7º, II, V e VI da Lei Geral de Proteção de Dados). Dados Pessoais – Essencialmente Cadastrais:- Nome;
- Documentos (CPF/RG);
- Estado civil;
- Endereço;
- Telefone (fixo/celular);
- E-mail;
- Filiação;
- Alcunha.
- Sexo e/ou alteração de nome;
- Informações financeiras (extrato bancário, declaração de imposto de renda, contracheque);
- Informações de cunho sigiloso;
- Informações sobre estado de saúde e patologias;
- Informações étnicas.
- Inventários;
- Testamentos;
- Pacto antenupcial;
- Escritura de união estável;
- Diretivas antecipadas de vontade;
- Divórcio e separação.
3. QUAIS PROCEDIMENTOS DE SEGURANÇA ADOTAMOS PARA PROTEÇÃO DESTES DADOS?
Com o intuito de protegermos os dados coletados, especialmente os de natureza sensível, adotamos elevados padrões de segurança conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e realizamos o mapeamento de todo o ciclo de dados do Cartório, estabelecendo os seguintes critérios em seu tratamento:3.1 Quem tem acesso a estes dados no Cartório?
Internamente, os dados de pessoas físicas e os de natureza sensível são coletados, acessados e tratados com hierarquia de acesso. Isso significa que cada setor do Cartório terá acesso somente às informações que forem pertinentes ao exercício do seu ofício. Em respeito à Lei de Registros Públicos (LRP), qualquer do povo poderá, mediante requerimento, solicitar informações dos atos públicos do cartório. Entretanto, o tabelião poderá recusar o atendimento de requerimentos de terceiros, alheios a atos que envolvam questões de cunho íntimo, como, por exemplo, atas notariais com imagens íntimas.3.2 Com quem compartilhamos os dados do Cartório?
Compartilhamos as informações com nossa serventia (colaboradores/funcionários). Somos guiados pelos princípios da Lei de Registros Públicos, equilibrando-a com a Lei Geral de Proteção de Dados. Isso faz com que tenhamos que permitir o acesso e compartilhar as informações de cidadãos com:- O Poder Público: artigo 23 da LGPD;
- Cidadão requisitante: quando solicitado por requerimento escrito apresentado a este Cartório.
3.3 Rastreabilidade dos dados
Uma das formas de segurança dos dados é através da rastreabilidade de acesso. O Cartório de Registro Civil e Tabelionato do Distrito de Carapina da Comarca da Serra/ES possui essa rastreabilidade desde o input (inserção de informações em nosso banco de dados) até o descarte/exclusão das informações. Em nosso ambiente virtual (sistemas, computadores, softwares e dispositivos móveis), os colaboradores possuem senhas e logs (registros) constando quem, quando e qual informação obteve acesso. Dessa forma, nenhum acesso ao nosso sistema é realizado sem que seja gerado um log, registrando usuário, data e horário de obtenção dos dados. O mesmo ocorre com o acesso aos nossos arquivos físicos, que são rastreados com as assinaturas dos protocolos internos, devendo constar quem, quando e qual informação acessou fisicamente. Essa rastreabilidade é uma exigência da lei para que, em um eventual vazamento de dados, sejam identificados os responsáveis, causando ainda um importante efeito pedagógico nos usuários de nossos sistemas, desestimulando a ocorrência de incidentes, intencionais ou não. Ademais, o Cartório exigirá o preenchimento de requerimento com a identificação do requisitante de informações, a fim de identificar todos aqueles que acessarem informações de terceiros, ainda que por permissivo legal.3.4 Sistemas de Segurança
O Cartório de Registro Civil e Tabelionato do Distrito de Carapina da Comarca da Serra/ES utiliza os mais modernos sistemas de segurança da informação disponíveis no mercado. Utilizamos firewalls e criptografia, que reduzem a possibilidade de invasão de sistemas por hackers e o eventual sequestro e uso indevido de dados. Os computadores e dispositivos móveis do nosso Cartório são programados para alterarem sistematicamente todas as senhas a cada 60 (sessenta) dias. Possuímos antivírus com licenças pagas, que realizam o monitoramento e escaneamento de todos os aparelhos em tempo integral, informando sobre as possíveis ameaças e eliminando-as. Ademais, temos um departamento de T.I. responsável pela segurança e manutenção constante de nossos sistemas, bem como pelo treinamento e orientação dos usuários.4. ONDE OS DADOS DOS TITULARES/USUÁRIOS DOS SERVIÇOS DO CARTÓRIO SERÃO ARMAZENADOS?
O Cartório de Registro Civil e Tabelionato do Distrito de Carapina da Comarca da Serra/ES armazena as informações coletadas em locais (físicos ou digitais) que seguem a mesma confiabilidade de proteção e garantia de rastreabilidade.5. POR QUANTO TEMPO OS DADOS DOS TITULARES/USUÁRIOS DOS SERVIÇOS DO CARTÓRIO SERÃO ARMAZENADOS?
Após a adoção dos programas de conformidade da LGPD, ficou definido que os dados pessoais serão armazenados segundo os seguintes critérios:- Livros, Documentos, Atos e Papéis: armazenados por prazo indeterminado, conforme artigo 25 da Lei de Registros Públicos.
- Currículos/Candidatos não selecionados: armazenados por até 12 (doze) meses; após esse prazo, serão excluídos ou incinerados.
- Funcionários: informações armazenadas por até 20 (vinte) anos após o desligamento, para eventual defesa trabalhista, administrativa ou judicial.
- Demais informações pessoais: armazenadas por até 10 (dez) anos, também para eventual defesa administrativa ou judicial.
6. QUAIS PRINCÍPIOS SEGUIMOS NO TRATAMENTO DOS DADOS?
6.1 Finalidade, Adequação e Necessidade
As informações dos usuários de nossos serviços serão tratadas e utilizadas somente para atender finalidades e propósitos legítimos e informados nesta Política e em Lei (Lei de Registros Públicos e Lei Geral de Proteção de Dados). Pelo princípio da necessidade, limitaremos o tratamento dos dados ao mínimo necessário.6.2 Imparcialidade
Nesta serventia, a finalidade do tratamento de dados sempre será relacionada ao interesse público, cabendo ao delegatário atuar de maneira equidistante aos interesses dos usuários, não podendo praticar, pessoalmente, qualquer ato de seu interesse (art. 27 da Lei nº 8.935/1994).6.3 Qualidade dos Dados
Pelo princípio da qualidade, este Cartório garante a integridade dos dados pessoais, envolvendo sua exatidão, atualização, clareza e relevância. O cidadão pode, por requerimento, pedir retificação e/ou atualização. Este princípio está diretamente relacionado ao objetivo da atividade notarial e de registro: conferir autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos (art. 1º da Lei nº 8.935/1994).6.4 Segurança e Prevenção
O princípio da segurança prevê medidas para proteger os dados de acessos não autorizados e de possíveis acidentes. O princípio da prevenção dispõe de medidas para evitar danos aos titulares. Este princípio é seguido por todos os itens constantes nesta Política. Em razão desse princípio, a delegação da atividade notarial e registral permite a recusa motivada de requisições que impliquem manifesta e injustificada violação a direitos de titulares de dados, bem como de compartilhamentos que comprometam a segurança do banco de dados da serventia.6.5 Livre Acesso
O princípio do livre acesso garante a consulta facilitada, ao titular, sobre a integralidade de seus dados, além da forma e duração do tratamento. No âmbito desta serventia, esse direito se efetiva pelo cumprimento dos deveres de expedir certidões e facilitar o acesso da documentação a pessoas autorizadas (art. 10, IV; art. 11, VII; e art. 13, III da Lei nº 8.935/1994).6.6 Não Discriminação
O princípio da não discriminação determina a impossibilidade de tratamento para fins discriminatórios ou abusivos. Portanto, este Cartório está proibido de inserir, nas certidões gratuitas, expressões que indiquem a condição de pobreza do usuário (art. 45, § 2º da Lei nº 8.935/1994).7. COMO ENTRAR EM CONTATO COM O ENCARREGADO DA PROTEÇÃO DE DADOS DO CARTÓRIO?
O encarregado da Proteção de Dados deste Cartório é Caio Cesar Cordeiro Francisco. Ele será o canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), quando ela for formalizada. Qualquer dúvida poderá ser encaminhada para o e-mail: dpo@cartoriocarapina.com.br8. PODEM OCORRER ALTERAÇÕES NESTA POLÍTICA DE DADOS?
A presente versão desta Política de Privacidade de Dados foi atualizada pela última vez em 10 de julho de 2021. O mundo é dinâmico e exige atualização constante. Por isso, temos o direito de modificar, a qualquer momento e sem aviso prévio, as presentes normas, especialmente para adaptá-las às evoluções da lei e do próprio software do Cartório, seja pela disponibilização de novas funcionalidades, seja pela supressão ou modificação daquelas já existentes. Convidamos o usuário a consultar periodicamente esta Política de Dados e verificar as atualizações, demonstrando sua concordância com as novas normas.9. CASO HAJA NECESSIDADE DE DISCUSSÃO DESTAS QUESTÕES, ONDE SE INSTAURARÁ O PROCESSO?
Esperamos que não ocorram discussões e nem judicializações de qualquer questão relativa aos dados dos usuários do Cartório de Registro Civil e Tabelionato do Distrito de Carapina da Comarca da Serra/ES. Contudo, caso seja inevitável, fica eleito o foro da Comarca da Serra/ES como jurisdição competente.Aviso sobre o uso deste site e canais digitais
Este site tem finalidade exclusivamente informativa e destina-se a facilitar o acesso aos serviços prestados pelo Cartório de Registro Civil e Tabelionato de Notas do Distrito de Carapina – Serra/ES.
As informações eventualmente coletadas por meio de formulários, botões de WhatsApp ou outros canais digitais são utilizadas apenas para fins de atendimento e comunicação com o cidadão, respeitando integralmente a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 e as políticas de transparência exigidas por plataformas digitais, como a Meta (Facebook e WhatsApp Business).